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始末書の書き方で社内に提出する紛失・遅刻の例文と封筒の書き方

      2015/03/31

written explanation

社会に出て、遅刻や事故、物品の紛失等、不始末や不祥事を起こしてしまった場合、始末書を書く必要があります。

社会に出てから求められる文書はビジネスマナーを守って記述しなければなりません。

不始末は誰にでも起こりうることです。今回をビジネス文書について知る機会にしましょう。

こちらでは、始末書、顛末書、反省文の違いやルール、盛り込むべき内容などを解説します。

例文もあるので直ぐに提出しなければならないという方もぜひ参考にしてください。
出典http://www.rosei.jp/jinjour/article.php?entry_no=56652

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始末書・顛末書・反省文は何が違うの?

オフィス

出典:http://u-note.me/note/47487070

始末書、顛末書、反省文とは

始末書、顛末書、反省文の違いは起こしてしまった問題の重大さによって決まります。

簡単にお伝えすると、始末書>顛末書>反省文の順に問題が重大です。それを踏まえて、細かな違いを見ていきしょう。

また、いずれの場合でも、記入する際はB5・白無地の用紙を使用しましょう。

・始末書
業務中に、ミスや不始末・問題が起きたときに自分の過失を認め、事実を詳細に書きます。
損害を被った会社や人物に謝罪し二度とことを起こさないことを誓うための文書です。
・顛末書
始末書と大きく違いはありませんが、こちらは事実関係の報告がメインです。
問題の一部始終を報告し何が起きて、どうなったのか、なぜ起きたのかを明確に書きます。
・反省文
遅刻や書類の不備などで求められることが多いです。
簡単に事実関係を書き、問題に対して謝罪をする文書です。

どんな内容で書けば良いの?

上で述べたように、3つの文書に大きな違いはありません。

書かなければならないことは同じなのでどの文書を書く際も次の点に注意して書きましょう。

(1)不始末の内容

まずは起きてしまった問題の内容、経過を書きます。

物語のように詳細を事細かく書くのではなく、日にち、場所、人物、結果に注意し、読みやすいよう簡潔に書きましょう。

(2)不始末の原因

次に問題の原因を書きます。

言い訳や責任逃れ、自己正当化と取れるような文章は絶対にしてはいけません。

(3)謝罪

謝罪文を書きます。ここが最も重要な部分ですので、敬語や文末、言葉選びなど、何度も確認して誠意の伝わる文章にしましょう。

(4)決意表明

今回生じたような問題を二度と起こさないことをしっかりと書きます。

問題が重篤であるほど決意を強調しましょう。

(5)宣誓とお願い

最後に提出先に向かって寛大な処置のお願いや今後は自分の行動をどう改めていくのか書きます。

改善や対策が具体的であれば先ほど書いた決意表明に説得力がつき、より誠意を持った印象の文章になります。

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始末書の書き方文例集

こちらは提出する始末書の文例集です。

とはいえあくまで例なので、コピペなどせずにしっかり自分の言葉で誠意を伝えましょう。

紛失の場合

私、○○(フルネーム)は平成○年○月○日に、自身の不注意により社員証を紛失した事をここに深くお詫び申し上げます。

紛失の原因は、社員証を止めるネックストラップが破損していたのにも関わらず、正常なネックストラップへ交換せずに使用し続けていた事が原因です。

社外での紛失の可能性もあるため、最寄りの警察署へ紛失の届出を行いましたが、未だにみつかっておりません。

私の軽率な行動により、関係部署をはじめ皆様に大変なご迷惑をお掛けした事を深く反省いたします。

今後は同じことが二度と起きぬよう、社員証を始め持ち物の取り扱いには細心の注意を払って行動致します事を誓い申し上げます。

以上

遅刻の文例

私、○○(フルネーム)は平成○年○月○日に、社内月例会議に○○分遅刻したことをここに深くお詫び申し上げます。

遅刻の原因は、私の不注意により社内月例会議の開始時間を1時間誤って認識していたためです。

発表内容の引継ぎもしていないため、私が到着するまでの間、参加された皆様ならびに社長の貴重なお時間を頂いて待っていただく事になりました。

私の不注意により、関係部署の皆様や参加された皆様ならびに社長に多大なるご迷惑をかけてしまったことを深く反省いたします。

今後は、前日に会議時間の確認を行い、二度と同じような過ちを起こさぬように努め、職務に励むことをお誓い申しあげます。

以上

始末書の出し方と封筒のマナーや書き方

ここまで読んで「よし、かけたぞ。これで大丈夫だ。」なんて考えてはいませんか?

始末書自体が書けてもまだ封筒に入れる作業が残っています。油断せずこちらも失礼の内容気をつけて取り組んでください。

提出方法

PCで提出することが認められている会社もありますが、基本的には始末書は手書きで書き、封筒に入れて提出します。

封筒の選び方

白色の無地封筒、可能ならば二重袋になっている長形4号の封筒を選びます。

封筒の種類は多く、いざ買おうと店に着いたら何を買えばいいのかわからなくなってしまったということもあるので、メモして店員さんにどこにあるのか聞けるようにしておきましょう。

封筒の表面の書き方

封筒の中心部分に「始末書」と筆ペン、万年筆などで縦書きします。

ドラマでよく見かける辞表の封筒と同じ書き方ですね。(縁起でもないですが…)

封筒の裏面の書き方

封筒に宛名は記入しなくてよいです。

自分の氏名、所属部署は裏面の中心左側に記入してください。

封筒への入れ方

始末書は文字を内側に3つ折りにして下さい。

始末書の提出の仕方

以上全ての項目をよくよく確認し、あなたの上司に手渡しで提出しましょう。

始末書を提出いたします。よろしくお願いいたします。というような一言を告げて渡すのが良いです。

最後に

始末書に限らず、顛末書・反省文などは、書く機会が少ない方が良いに越したことはないですね。

ただ、起こってしまったことをいつまでも悔み、誰かのせいにするのは社会人として絶対にやってはいけません。

起こしてしまったことは深く反省し、この経験をバネに次に繋げ周りの人を見返そう、くらいの気持ちで頑張っていきましょう。

アドセンス

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