名刺をスキャンしデータ化！無料名刺管理アプリを使って整理上手になろう

社会人になると、取引先や初対面の人とのあいさつで、必ずといっていいほど行われるのが名刺交換ですよね。

新入社員になってから、たくさんのあいさつ回りに行かされ、気がついたら名刺入れの中がぐちゃぐちゃ・・・。

知らない間に名刺が山のようにたまってしまい、どこの誰からいただいたものなのか忘れてしまいそうになってはいませんか？

いただいた名刺は、たくさんの情報が詰まった宝物です。大切に管理する方法を覚えていきましょう。
出典　http://www.prpro.jp/info/manar.html

名刺の管理はどのようにして行うの？

まず、会社に戻ったら、いただいた名刺にはすぐに日付と出会った場所、会った目的（仕事の要件）を書き込んでしまいましょう。

名刺に書き込むことに抵抗があるかもしれませんが、今後も名刺を活用するためです。失礼にはあたりませんので大丈夫。

書き込んだら、市販の大きな名刺ケースや名刺ファイルなどに入れたり、時間のある時にエクセルなどに情報を入力していくのが一般的な保管方法です。

さて、ではどのように保管すればよいのでしょう？

自分の仕事内容を考えて、以下を参考に自分に合った管理方法を考えてみましょう。

（１）会社名や個人名で五十音順に並べる

取引先が比較的固定していて、同じ会社の同じ人と長い付き合いになるような仕事をしている場合などに向いています。

（２）時系列に、会った順番通りに並べる

プロジェクトごとに出会う人が頻繁に変わるような仕事をしている場合などに向いています。

（３）業種や業界別に並べる

多種多様な業種の人とイベントなどで顔を合わせる機会が多い仕事をしている場合などに向いています。

この他にも分類の仕方はありますが、自分の仕事内容を考え、一番使いやすい方法で管理してみましょう。

また、自分の名刺を渡す際には必ず名刺入れから出しますよね。

その際に、もし名刺入れが古くなっていたり、くたびれていたりすると「あまり身の回りに気を使わないんだな」=気を配れない人、という印象を与えてしまいます。
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名刺入れの選ぶポイントと人気のブランドとは

最近の主流は？

スマートフォンの普及にともない、カメラ機能を利用して名刺画像をデータ化して保存するスマホアプリもたくさん登場してきました。

画像データ化の一番の利点は、検索能力が高いところにあります。

自分の手元にある名刺の枚数、数えたことがありますか？

たとえば営業の仕事をしている人など、40代になると名刺の保有枚数が2000枚を超えるそうです。

その中から１枚を探すのに、データ化されていれば探す時間も早くなり、社名や名前から自動的に電話までかけられるようになるアプリもあります。

また、2000枚の名刺を持ち歩いたり、机の中で保管したりするのは事実上不可能ですよね。
すべてデータ化してしまえば、机の中もすっきりするはず。

ただし難点もあります。当たり前ですが、名刺をデータ化しなければならないことです。

名刺の写真を撮り、撮った画像から読み取った名前や電話番号などのデータが正しいかどうかをチェックして、設定したフォルダに振り分けるという手間がかかります。

後にご紹介するアプリの中には、読み取ったデータをオペレーターが手入力してくれるものもありますが、基本的にはどのアプリであっても名刺を振り分けるフォルダの作成や仕分けは残念ながら手作業になります。

しかし、一度データ化してしまえばあとは活用するだけ。

最初の手間さえ惜しまなければ、快適に名刺管理ができること間違いなしですよ。

おすすめ無料アプリ

Eight

50万人以上のビジネスマンが利用している、名刺管理アプリの王様です。

一度入力が完了すると、電話やメールなどもワンタッチで利用することができるようになります。

また、撮影したデータはオペレーターの手で手入力されているため、データは99.9％正確という安心感があります。

また、同じ人から新しい名刺をいただいた場合でも、自動的に判別して最新の状態に書き換えられるため、管理がとても楽です。

すごい名刺管理

「Eight」と同じく、オペレーターが手入力でデータを処理していくため、99.9％の正確さがあります。

ただし、これはEightも同じですが、正確である反面、手入力であるので処理を待たなければならず、その場ですぐデータ化されません。

Eightは大体２日前後が多いようですが、「すごい名刺管理」の場合には、データ化されるまで１週間ぐらいかかることもあるようです。

Eightと違うところは、自分で手入力する場合とオペレーターに頼む場合を選べるところです。

時間があるときにはオペレーターに膨大な量を頼み、急いでいる時には自分でデータ入力する、と使い分けることができます。

Evernote Hello

Evernoteを標準アプリとして使用している方にはとても使いやすいアプリといえます。

単なる名刺管理アプリではなく、Evernoteと連携して相手の写真や出会った場所、また得意先までのルートを名刺と関連付けて登録しておけば次から検索する必要がなくなったり、とありとあらゆる情報を一元管理することができます。

ただし、無料版は月５枚まで。

営業マンなど、毎月の名刺の量が膨大になる仕事の場合は有料版を購入しなければなりません。

まとめ

いただいた名刺は活用してこそ意味のあるものになります。自分の人脈や仕事の幅を広げていくためにも、管理していつでも取り出せる状態にしておくことが大切です。

また、もう一つ、忘れてはならないのが名刺の廃棄。

名刺はとても大切ですが、ためておけばよいというものでもありません。

3年たつと部署が変わったり社名が変わったり、いろいろな変化があり、それによって名刺も変わります。

常に最新の状態にしておくためにも、長くても2年に1度は名刺を整理する時間を持ちましょう。
2年間、一度も使わなかった名刺は思い切って処分するのも大切なことです。

名刺の管理は活用するために必要不可欠なことです。自分に合った管理の仕方を取り入れて、仕事に活かしていきましょう。